Poradnik dla firm B2B

Co zrobić gdy kontrahent nie płaci?

Kompletny przewodnik krok po kroku: od pierwszego telefonu do egzekucji komorniczej. Dowiedz się jak odzyskać pieniądze i nie stracić kontrahenta.

30 dni

krytyczny okres dla skuteczności

3 lata

termin przedawnienia B2B

7 dni

na wezwanie do zapłaty

0 zł

kosztów wstępnych w SellSafe

Kluczowy fakt: Praktyka branżowa pokazuje, że skuteczność windykacji spada wyraźnie z każdym miesiącem zwłoki. Im dłużej czekasz, tym mniejsze szanse na odzyskanie należności bez postępowania sądowego. Działaj szybko.

1

Dzień 1–3 — Zweryfikuj dokumentację

Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, upewnij się, że masz pełną dokumentację. Dłużnik może kwestionować fakturę, jeśli brakuje potwierdzenia dostarczenia towaru lub wykonania usługi.

Dokumenty które musisz mieć:

  • Oryginał faktury z datą wystawienia i terminem płatności
  • Potwierdzenie dostarczenia: podpisany protokół odbioru, WZ, e-mail
  • Umowa lub zamówienie (jeśli zawarto na piśmie)
  • Korespondencja z dłużnikiem (e-maile, notatki z rozmów z datami)

⚠️ Jeśli nie masz pisemnego potwierdzenia dostarczenia towaru lub usługi, dłużnik może twierdzić że „nic nie zamawiał". To najczęstszy powód oddalenia nakazu zapłaty.

2

Dzień 3–5 — Kontakt telefoniczny

Pierwszą reakcją na opóźnienie powinien być telefon, nie pismo. Praktyka branżowa pokazuje, że znaczna część opóźnień wynika z przeoczenia lub problemu technicznego: faktura nie dotarła lub zmienił się numer konta. Telefon rozwiązuje problem szybciej niż tygodnie korespondencji.

Jak prowadzić rozmowę windykacyjną:

  • Zadzwoń do osoby odpowiedzialnej za płatności, nie recepcji
  • Bądź konkretny: „Dzwonię w sprawie faktury nr X na kwotę Y zł z terminem Z"
  • Zapytaj wprost: „Kiedy możemy oczekiwać przelewu?"
  • Zapisz datę, godzinę i treść rozmowy. Notatka może być dowodem w sądzie
  • Jeśli dłużnik prosi o „kilka dni", ustal konkretną datę i wyślij potwierdzenie e-mailem
3

Dzień 7 — Wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty to oficjalny dokument. Sygnał, że sprawa staje się poważna. Wysłane listem poleconym z potwierdzeniem odbioru jest dowodem w sądzie, że dłużnik był informowany o zadłużeniu.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty:

  • Dane wierzyciela i dłużnika (pełne dane firmy, NIP)
  • Numer i datę faktury, kwotę główną i termin płatności
  • Naliczone odsetki ustawowe za opóźnienie
  • Rekompensatę za koszty odzysku (40–100 EUR)
  • Termin zapłaty (zazwyczaj 7 lub 14 dni)
  • Informację o konsekwencjach braku zapłaty (postępowanie sądowe)

💡 Ważne: Rekompensata za koszty odzysku należy Ci się z mocy prawa (ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Wynosi 40 EUR dla faktur do 5 000 zł, 70 EUR dla faktur do 50 000 zł i 100 EUR powyżej tej kwoty.

4

Dzień 14–30 — Windykacja polubowna

Jeśli wezwanie do zapłaty nie przyniosło efektu, kolejnym krokiem jest windykacja polubowna. To etap, który w wielu przypadkach kończy sprawę bez sądu, zachowując relacje biznesowe.

Co obejmuje windykacja polubowna:

  • Negocjacje i mediacje z dłużnikiem
  • Propozycja harmonogramu spłat
  • Intensywne kontakty telefoniczne i pisemne
  • Wizyta w siedzibie dłużnika

Zalety tego etapu:

  • Szybciej i taniej niż sąd
  • Możliwość zachowania relacji z kontrahentem
  • Brak stresu postępowania sądowego
  • Często rozwiązuje sprawę bez sądu
5

Po 30 dniach — Postępowanie sądowe

Gdy windykacja polubowna nie przynosi efektów, pozostaje droga sądowa. W transakcjach B2B najczęstszą formą jest postępowanie nakazowe, szybkie i stosunkowo tanie.

Nakaz zapłaty. Najważniejsze fakty:

  • Sąd wydaje nakaz bez wzywania stron, tylko na podstawie dokumentów
  • Opłata sądowa: 1,25% wartości roszczenia (min. 30 zł)
  • Dłużnik ma 14 dni na wniesienie sprzeciwu/zarzutów
  • Nakaz = tytuł egzekucyjny, podstawa do egzekucji komorniczej
  • Koszty sądowe i zastępstwa prawnego ponosi dłużnik
6

Egzekucja komornicza. Ostatni krok

Prawomocny nakaz zapłaty lub wyrok sądowy uprawnia do egzekucji komorniczej. Komornik może zajął konto bankowe dłużnika, wynagrodzenie, ruchomości i nieruchomości.

⚠️ Uwaga na firmy „słupy": Jeśli dłużnik jest spółką bez majątku, egzekucja może być nieskuteczna. Dlatego warto wcześniej zlecić wywiad gospodarczy, czyli sprawdzić sytuację finansową kontrahenta przed podjęciem kosztownych kroków prawnych.

Nie trać czasu. Każdy tydzień zmniejsza szanse na odzysk

SellSafe przeprowadzi bezpłatną analizę Twojej sprawy w ciągu 24h. Płacisz tylko za sukces.

Bezpłatna analiza w 24h

Kiedy zlecić windykację profesjonalistom?

Samodzielna windykacja jest możliwa, ale pochłania czas i energię — a i tak nie gwarantuje sukcesu. Profesjonalna firma windykacyjna dysponuje narzędziami, znajomością prawa i doświadczeniem, których zwykle nie ma właściciel firmy.

Zlecaj, gdy:

  • Dług przekracza kilka tysięcy złotych
  • Dłużnik nie reaguje na Twoje wezwania
  • Nie masz czasu na samodzielne działania
  • Masz wiele niezapłaconych faktur naraz
  • Dłużnik jest z innego województwa lub kraju

Dlaczego SellSafe?

  • 0 zł kosztów wstępnych — płacisz tylko za sukces
  • Sieć kancelarii z całej Polski
  • Doświadczeni partnerzy windykacyjni
  • Bezpłatna analiza sprawy w 24h
  • Windykacja polubowna zachowuje relacje

Najczęstsze pytania

FAQ — co zrobić gdy kontrahent nie płaci

Przy opóźnieniu do 7 dni zacznij od kontaktu telefonicznego — w wielu przypadkach to wystarczy. Zadzwoń do osoby odpowiedzialnej za płatności, zapytaj konkretnie o termin przelewu i wyślij potwierdzenie e-mailem. Jeśli nie ma reakcji w ciągu 3 dni — wyślij pisemne wezwanie do zapłaty listem poleconym.

Wierzytelności z tytułu działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach (art. 118 Kodeksu cywilnego). Jednak kluczowe jest działanie jak najszybciej — praktyka branżowa pokazuje, że skuteczność windykacji spada wyraźnie z każdym miesiącem zwłoki.

Tak — z mocy prawa, bez żadnych dodatkowych ustaleń. W transakcjach B2B od pierwszego dnia po terminie płatności naliczają się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (aktualnie ok. 14,5% rocznie). Dodatkowo należy Ci się ryczałtowa rekompensata: 40 EUR (faktury do 5 000 zł), 70 EUR (do 50 000 zł) lub 100 EUR (powyżej 50 000 zł).

To klasyczny argument dłużnika, który nie chce płacić. Kluczowa jest dokumentacja: podpisany protokół odbioru, WZ z podpisem, e-mail z potwierdzeniem odbioru lub podpis kuriera. Jeśli nie masz pisemnego potwierdzenia, sprawa będzie trudna, ale nie beznadziejna — można posiłkować się korespondencją e-mailową, historią podobnych zamówień, zeznaniami świadków. Skonsultuj się z prawnikiem lub firmą windykacyjną.

Pracujemy w modelu success fee — nie pobieramy żadnych kosztów wstępnych. Prowizję pobieramy wyłącznie od kwoty faktycznie odzyskanej. Bezpłatna analiza Twojej sprawy w ciągu 24 godzin — wystarczy wypełnić formularz poniżej. Ocenimy szanse na odzysk i zaproponujemy konkretne rozwiązanie.

Nie musi — zależy od etapu windykacji. Windykacja polubowna jest prowadzona z zachowaniem profesjonalizmu i szacunku, a wiele spraw kończy się porozumieniem i układem ratalnym bez negatywnych konsekwencji dla relacji. Eskalacja do postępowania sądowego następuje tylko wtedy, gdy jest to konieczne i po konsultacji z Tobą.

Bezpłatna analiza sprawy

Skontaktuj się z nami

Ekspert oddzwoni w ciągu 24 godzin roboczych.